Генеральный секретарь

Его главная задача – взять на себя рутину текущих дел и освободить голову директора для решения ключевых вопросов. Имя ему – личный секретарь руководителя. Специалисты утверждают, что найти хорошего секретаря порой не менее сложно, чем топ-менеджера.

Если выстроить всех секретарей в определенную иерархию, то на вершине окажется он – личный секретарь или помощник руководителя. Часто эти термины употребляют как синонимы, но если все же их разграничить, то мы увидим, что помощник работает только с руководителем, планирует его рабочий день, организует совещания, деловые встречи, переговоры и прочие мероприятия, готовит документы по его заданию – одним словом, это правая рука директора. А вот прием входящих звонков и работа с поставщиками услуг для офиса могут быть только функциями секретаря (личный помощник, как правило, этим не занимается).

Четких критериев, по которым можно было бы определить, нужен ли директору в дополнении к секретарю еще и персональный помощник, не существует. Здесь играет роль и численность компании, и уровень ее развития, и модель корпоративной культуры, и, конечно, цели и перспективы на будущее. Если объем работы у секретаря/-ей настолько велик, что не хватает ни времени, ни сил выполнять непосредственные задания руководителя, значит, нужен личный помощник.

Отметим, что на Западе эта должность (personalassistant) встречается гораздо чаще, а вот в России (особенно в регионах) персональный помощник пока большая редкость. Поэтому интересующий нас объект в этой статье мы обозначим именно так: личный секретарь или помощник руководителя.

Заполняем анкету

«Обычно на эту должность требуется женщина в возрасте до 30-32 лет с высшим образованием и опытом работы от 1-2 лет на аналогичной, либо смежной позиции (например, секретарь приемной), - рассказывает Роман Брайцев, директор компании по подбору персонала «Кадры 2000». – Но бывает, что на данной позиции руководитель хочет видеть мужчину: кому–то легче в психологическом плане взаимодействовать с человеком того же пола, а кто-то считает, что с обязанностями личного помощника мужчины справляются лучше, чем женщины».

«Если секретарь подбирается для первого лица компании, то очень желателен опыт работы на крупном предприятии, - отмечает Татьяна Козлова, консультант компании «Мегаполис». – Важно, чтобы у кандидата был навык взаимодействия с несколькими подразделениями, чтобы человек мог выстраивать свою работу с ними в порядке приоритетности и очередности. Что же касается возрастных ограничений, то они не всегда оправданы. Практика показывает, что подходящего кандидата иногда можно найти и в другой возрастной категории: женщины 40-45 лет обладают большим жизненным опытом для решения серьезных вопросов, к тому же, принимая на работу такого секретаря, вы можете рассчитывать на долгосрочное сотрудничество. В этом возрасте человек стремится к стабильности и не склонен часто менять место работы».

Личный секретарь или помощник руководителя, по мнению Романа Брайцева, должен обладать следующим набором знаний и навыков:

-       делопроизводство;

-       современные управленческие информационные технологии;

-       основы менеджмента;

-       основы коммерческой деятельности;

-       основы организационного поведения;

-       современные технологии организации работы офиса;

-       современный деловой этикет и общение.

«Кроме того, от кандидата часто требуют знания иностранного языка, сегодня в крупных компаниях это становится модным, - говорит Роман. – Но если копнуть глубже, то во многих случаях выясняется, что использовать иностранный язык в работе секретарю придется крайне редко. Поэтому нужно заранее учитывать, что если вы лишите кандидата возможности самореализации в данном направлении, то это может в дальнейшем стать поводом для недовольства и даже ухода из компании».

Курсы по подготовке секретарей в нашем городе представлены во множестве вариантов, как правило, время обучения составляет 1-1,5 месяца, по окончании выдается свидетельство или удостоверение. «Практика показывает, что документ об окончании курсов может стать дополнительным плюсом, но не относится к разряду обязательных требований, - утверждает Татьяна Козлова. – Что действительно важно, так это деловые и личностные качества кандидата, его компетенции и потенциал». По мнению Романа Брайцева, большинство учебных курсов дают недостаточный объем знаний для должности личного секретаря руководителя крупной компании, поэтому те, кто стремится к профессиональному росту, проходят специализированные тренинги по информационным технологиям, деловому этикету и пр.

Если же говорить о базовом образовании секретаря, то здесь возможны различные варианты, но во многих случаях предпочтительно все же гуманитарное. Достаточно часто на подобной должности можно встретить человека с педагогическим образованием. «До того, как стать секретарем, я шесть лет проработала преподавателем, и могу сказать, что «школьная закалка» дает очень многое, - признается Елена Еремеева, секретарь-референт ООО ПКФ «Кварц». – Общаться с ребенком, который имеет задержку в умственном развитии (а именно таких детей я обучала в школе), гораздо сложнее, и после этого установить контакт с нормальным взрослым человеком для меня уже не составляет особого труда. Я считаю, что с каждым можно найти общий язык и любая проблема решаема - за все время своей работы секретарем я не припомню каких-то серьезных конфликтных ситуаций».

Оцениваем качества

Помимо профессиональных знаний и навыков, кандидат должен обладать целым набором личностных качеств, среди которых выделяют организаторские способности, ответственность, пунктуальность, дипломатичность. Личный помощник или секретарь должен проявлять самостоятельность в принятии решений, иметь зрелую жизненную позицию и в то же время уметь подчиняться руководителю и уважать его решения – а соблюдать этот баланс не так просто.

«Для секретаря очень важно быть добросовестным и аккуратным, - считает Татьяна Козлова. – Если эти качества отсутствуют, то даже при наличии всех прочих знаний, навыков и компетенций рекрутер не станет рекомендовать директору такого кандидата. И, конечно, секретарь должен всегда соблюдать конфиденциальность, правильно отбирать информацию для каждого из сотрудников компании, ее партнеров и клиентов и хорошо осознавать, что, кому и когда можно сообщить».

Личный секретарь должен быть в какой-то степени психологом. Во-первых, на этой должности необходимо изучить характер директора, его жизненные ценности, приоритеты и повседневные привычки, научиться понимать своего руководителя с полуслова и чувствовать его настроение. Во-вторых, секретарю придется постоянно общаться не только с директором, но и со всеми ключевыми специалистами компании, а ведь к каждому из них нужно найти свой подход.

По словам специалистов кадровых агентств, наличие необходимых качеств определяется в процессе свободного общения с кандидатом (по внешнему виду, приветствию, этике общения, умению держать себя), а также с помощью психологических тестов и кейсовых заданий.

«Можно смоделировать реальную, желательно стрессовую, ситуацию для кандидата, только не «перегибать палку», - делится опытом Роман Брайцев. – Например: из приемной, где кандидат ожидает приглашения на собеседование, под каким-то предлогом все удаляются, оставляя его одного. В это время заходит «свой важный» человек и просит встречи с генеральным директором. Здесь легко оценить умение кандидата грамотно и тактично объяснить ситуацию, способность быстро принять решение и найти выход из неловкого положения. Затем, вне зависимости от ответа, «важный» человек начинает повышенным тоном «качать права» - так проверяется стрессоустойчивость кандидата, его гибкость и находчивость».

Определяем совместимость

Еще одно важное требование – приятные внешние данные, располагающие к общению, но у каждого руководителя свои представления на этот счет. И если поиск кандидатов на другие должности директор может полностью поручить службе персонала, то в подборе секретаря или помощника он всегда принимает участие лично, что неудивительно. Во-первых, от этого сотрудника во многом будет зависеть эффективность работы руководителя, во-вторых, секретаря ему придется видеть, может быть, даже чаще, чем членов семьи, а значит, общаться с таким человеком должно быть легко и комфортно.

Бывает, что личный секретарь «вырастает» внутри компании, начиная свою карьеру с более низких должностей. Когда же поиск кандидата ведется на рынке труда, многие директора предпочитают обращаться в кадровые агентства. Если обычного секретаря можно найти через знакомых, с помощью объявления в интернете или СМИ, то поиск личного секретаря или помощника руководителя – процесс гораздо более сложный и трудоемкий.

Разумеется, прежде чем представить директору кандидатов, специалисты кадрового агентства проводят первичный отбор, опираясь на свои знания о компании, стиле руководства и корпоративной культуре, а также о личностных особенностях самого директора. Вопрос психологической совместимости имеет здесь огромное значение.

Затем рекрутер организует директору встречи с кандидатами, которые, по предварительной оценке, больше всего отвечают и формальным требованиям, и ожиданиям работодателя. После этого руководитель вместе с рекрутером обсуждают каждого кандидата, делятся своими впечатлениями, при необходимости кадровое агентство может сделать дополнительную экспертизу и оценку, и потом директор принимает окончательное решение.

«Работу секретаря я нашла через кадровое агентство, - рассказывает Елена Еремеева. – Сначала было собеседование с менеджером агентства, после этого с коммерческим директором компании, затем с финансовым и, наконец, с генеральным (причем, с каждым по отдельности). Менеджер пояснила, что мне придется работать сразу с несколькими руководителями, поэтому все они принимают участие в процессе отбора».

 

Обсуждаем перспективы

Идеальный секретарь – это тот, кто хочет совершенствоваться в своем амплуа, но при этом сознательно готов занимать вторую позицию, оставаться в тени руководителя, сохранять верность ему и компании.

HR-специалисты отмечают, что сегодня многие амбициозные молодые леди воспринимают должность секретаря только как первую ступень в построении карьерной лестницы и не желают долго задерживаться на данной позиции. Руководителю нельзя об этом забывать: если кандидат изначально ориентирован на быстрый рост, а компания не может предоставить ему такой возможности, то вскоре это может привести к взаимному непониманию, неудовлетворенности и желанию расстаться.

Поэтому уже в процессе подбора кандидата имеет смысл обсудить с ним перспективы развития карьеры. Это убережет вас от ошибки, а при положительном исходе разговора станет для кандидата дополнительным мотивирующим фактором. Практика показывает, что человек, начинающий свою работу в компании секретарем, в дальнейшем может перейти на позиции среднего уровня в области управления персоналом, маркетинга, продаж и часто достигает успеха на новом поприще.

Поскольку к этому времени он уже хорошо изучил изнутри компанию, ее структуру и специфику каждого отдела, основные способы взаимодействия и направления развития, то адекватно оценивает свои возможности, не имеет завышенных ожиданий и, кроме того, проявляет лояльность к своей компании, которая помогает ему расти профессионально.

 

 

                              Елена Волкова, Деловая Неделя, №8 (065) апрель 2005

Все новости